展覽策劃程序是依照策劃運作的先后順序和內(nèi)在規(guī)律，將既相對獨立又前后銜接的階段和步驟得以系統(tǒng)地運作。展覽策劃程序來源于決策和創(chuàng)造相結(jié)合的科學(xué)規(guī)律。決策是對未來將要發(fā)生的事情進行預(yù)測，并采取相應(yīng)的策略，既面向未來，也為當(dāng)前決策提供依據(jù);創(chuàng)造就是在決策過程中，面對可能出現(xiàn)的問題創(chuàng)新解決方法，也是針對未來發(fā)展的一種創(chuàng)造。

策劃的程序

展覽策劃程序囊括了展覽活動發(fā)生之前的謀劃、構(gòu)思、設(shè)計等創(chuàng)造性活動的全部過程，成為項目實際運作的指導(dǎo)，是展覽項目管理決策理智化、效能化、科學(xué)化的前提依據(jù)和程序保證。策劃程序受決策程序和創(chuàng)造程序的雙重制約與指導(dǎo)。決策程序和創(chuàng)造程序的規(guī)律性都是策劃程序的基礎(chǔ)。策劃運作應(yīng)以決策程序和創(chuàng)造程序為指導(dǎo)，遵循策劃活動自身策劃運作的內(nèi)在規(guī)律，形成科學(xué)的策劃程序。策劃的程序有以下步驟，如圖1一2所示。

1.主題定位階段

展覽主題定位，需要對行業(yè)進行分析，掌握相關(guān)展覽的舉辦情況以及參展商的潛在需求，界定主題選擇的范圍，分析可支配資源的現(xiàn)狀、相關(guān)經(jīng)驗和遠景戰(zhàn)略目標(biāo)需要等。展覽策劃要從戰(zhàn)略角度出發(fā)進行現(xiàn)狀分析并深謀遠慮地尋求最佳主題定位，同時要善于發(fā)現(xiàn)焦點、亮點，促進資源投人效益的最大化。

2.目標(biāo)確立階段

展覽主題確定后，就要對信息進行定性和定量的處理，確立展覽主題要實現(xiàn)的目標(biāo)，目標(biāo)既是策劃方案的前提，又是論證的衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是項目管理實施控制和效果評估的依據(jù)。

策劃確立的目標(biāo)是對主題面臨的機會和威脅進行分析，并對影響因素和約束條件作出判斷，明晰目標(biāo)。確立策劃目標(biāo)還需把握：一是定性表達要簡潔易懂。使人明確領(lǐng)會其含義而不會產(chǎn)生歧義;二是目標(biāo)要量化，要緊緊圍繞策劃主題和內(nèi)外環(huán)境的限制因素，進行創(chuàng)造性的探索和構(gòu)思。

3.方案設(shè)計階段

策劃目標(biāo)確立后，就可以設(shè)計并制作策劃方案。優(yōu)秀的策劃方案還通常要經(jīng)過多種方案的比較才能作初步鑒別。因此，需制定多種可供決策者優(yōu)選決斷的策劃方案。

策劃是對資源優(yōu)化的系統(tǒng)方法，一方面是從整體上進行合理規(guī)劃，另一方面是細節(jié)設(shè)計，也就是具體的流程安排?？傮w規(guī)劃是在策劃主題、策劃目標(biāo)確定的基礎(chǔ)上，對策劃方案的實施在方法上、資源整合上進行輪廓設(shè)想，如展覽策劃項目的研究計劃書，其重點是運用創(chuàng)新技法從不同的角度和多種途徑思考醞釀，大膽設(shè)想出各種可能的策劃方案。細節(jié)設(shè)計是以總體設(shè)計為基礎(chǔ)進行細部加工，它以項目研究計劃書為大綱，深化研究并進行反復(fù)優(yōu)化。

4.方案論證階段

方案設(shè)計完成后，還要對方案設(shè)計進行論證和評價。有兩個方面：一是論證和評價策劃方案的總體創(chuàng)新性;二是論證和評價策劃方案的細節(jié)實施性。如果方案僅有總體創(chuàng)新性而實施細節(jié)不確定，則策劃方案就無法實施。因此要對多個方案進行逐一的鑒定和比較，權(quán)衡其利弊，從不同角度上選出幾個最佳方案，確保方案切實可行、經(jīng)濟高效。

策劃方案的論證和評價，既注重科學(xué)性，也強調(diào)可行性?？茖W(xué)的論證可完善策劃成果，將策劃付諸實施，甚至原方案上會產(chǎn)生更有價值的新理念。在充分論證的基礎(chǔ)上，制定改進方案，整理研究成果，撰寫策劃研究報告，在決策者對策劃方案作出決策之后擬訂實施計劃。