會展設(shè)計策劃是一項系統(tǒng)性工程,它涉及多方面內(nèi)容,一般來說,主要包括會展調(diào)研與立項計劃、會展運作與實施計劃、會展總結(jié)與評估計劃3個方面。
1、會展調(diào)研與立項計劃
會展調(diào)研及立項計劃是所有會展設(shè)計策劃工作的依據(jù)和基礎(chǔ),是判斷會展項目是否可行的決定因素。這一部分的工作主要包括:確定調(diào)研方向和目標;擬訂調(diào)研方案;收集分析相關(guān)信得出結(jié)論,撰寫調(diào)研報告、立項設(shè)計策劃書和可行性研究報告;計劃項目立項和報批。
對于新的會展項目,會展調(diào)研工作涉及面廣,需要對新的項目題材領(lǐng)域有全面的認識,對目標客戶市場有深入的了解,對相關(guān)機構(gòu)政府部門、媒體、競爭對手等、有密切溝通或側(cè)面了解;對于已有的會展項目,也要對項目題材所在領(lǐng)域的產(chǎn)業(yè)、政策的最新動態(tài)有全面把握,對競爭環(huán)境有清晰認識,對老客戶的需求和建議有深入了解,以便及時調(diào)會展項目的主題方向和實施方式。從某種意義上來說,會展調(diào)研工作往往也是會展營銷工作的起點。
在調(diào)研的同時,會展項目的組織機構(gòu)也會明確項目立項報批的相關(guān)政策法規(guī),從而對這一工作進行計劃和準備。
2、會展運作與實施計劃
會展運作與實施計劃是會展設(shè)計策劃工作的中心環(huán)節(jié),是會展項目運營管理的指南與依據(jù)。
這一部分的主要工作包括編制可行性預(yù)算方案;制訂營銷推廣方案;撰寫項目籌辦計劃;確定媒體策略;籌劃現(xiàn)場服務(wù)和管理方案;安排場±也、物流、通信與供應(yīng)計劃等。
以會議運作和實施計劃為例,涉及以下工作內(nèi)容制訂計劃,確定必要工作;制訂會議議程;了解可供使用的場±也和設(shè)施情況;提議、選擇合適場±考察、比較和確定場±也和設(shè)施;設(shè)計、布置會場;安排交通事宜;協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的工作;招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和其他人員;制訂可行性預(yù)算方案或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作;確定各項工作的時間安排;交流相關(guān)供應(yīng)商運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司、;確定印刷公碰安排餐飲、娛樂項目的相關(guān)事宜;聯(lián)系會議發(fā)言人和貴賓等。
3、會展總結(jié)與評估計劃
會展總結(jié)與評估計劃是會展設(shè)計策劃工作的必要環(huán)節(jié),是全面了解會展項目實施效果、總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)的有效手段。會展總結(jié)與評估都具有回顧、分析的性質(zhì),但前者偏重于總結(jié)會展項目運作過程中的操作方法、數(shù)據(jù)料、難點間題、經(jīng)驗教訓(xùn)、運作結(jié)果,基本由會展組織機構(gòu)自行總結(jié);后者則強調(diào)將會展項目的運營效果與預(yù)期目標進行比較分析,同時評價會展項目的效益與工作績效等,可以由會展組織機構(gòu)自我評估,也可以由相關(guān)政府管理機構(gòu)、第三方機構(gòu)進行評估和審計。
在會展設(shè)計策劃階段,應(yīng)該根據(jù)會展目標制訂會展總結(jié)與評估計劃,例如確定總結(jié)與評估的指標體系,確定所需數(shù)據(jù)料的來源與采集方法,確定數(shù)據(jù)分析模式等;制訂會展參與者的后續(xù)服務(wù)計劃與再營銷計劃;制訂會展總結(jié)與評估的匯報計劃與媒體宣傳計劃。