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展會營銷:準(zhǔn)備越早成本越少

發(fā)布日期:2017-02-28     瀏覽:1687

  展覽會和博覽會是市場營銷的有效手段,但是十分昂貴,就像展覽會設(shè)計業(yè)有一句玩笑話,“展覽是用錢堆出來的” 。但是,及時地進(jìn)行計劃和好的設(shè)計可以節(jié)省開支,并提高效果。下面是參展商可以參照的理想的時間計劃和進(jìn)行有效組織的建議?! ?

       6個月前

  要想讓展覽取得良好的效果,需要提前作大量的工作。參加展覽最終目的是提高銷售額,因此要盡早確定營銷目標(biāo)和整個參展計劃。計劃中最重要的內(nèi)容是確定參展目標(biāo)(比如是提高知名度還是找到大買家),并以此確定目標(biāo)群體。企業(yè)可以通過博覽會市場的分析,選擇最適合的展覽會,并且著手做參展預(yù)算。

  5個月以前

  展臺的位置對參展的成功起決定性的作用,所以報名參展后,就得要求博覽會的組織機(jī)構(gòu)提供位于主干道或者入口的場地。

  如果是參加重點(diǎn)展會(即規(guī)模比較大的展會,例如汽車展、通訊展、或者機(jī)床、電力設(shè)備的展覽),或者是希望有較大面積(比如200平米以上),就應(yīng)該提前半年定展位。如果企業(yè)在參展方面缺少經(jīng)驗和專門知識,臨時決定參展,布展的時間很少,展覽的效果就不可能好。

  4個月以前

  博覽會期間昂貴的旅館費(fèi)用也讓人傷腦筋,如果提前預(yù)訂房間,價格就不會那么高。如果在博覽會臨召開前再訂房間,不僅會有訂不到的風(fēng)險,而且會很貴。

  3個月前

  企業(yè)參加展覽會不是被動的等人來看,而是要主動出擊。參展的工作人員是展會的主角,因此這個時候就要通知參展的工作人員,讓他們做好準(zhǔn)備。

  2個月以前

  同展覽設(shè)計公司接觸越早,所得到的咨詢也越完整,這是保證順利參展的先決條件,因此最晚在博覽會開始前一個月,要把委托書交給展覽設(shè)計公司。設(shè)計最少需要1~2周,參展商與展覽公司不斷交換提案,修正提案,最后確定方案。

  1個月以前

  制作周期是由展臺面積決定的,一般需要15天到1個月。充裕的時間可以保證展臺設(shè)計方案得到很好的實(shí)施。如果拖到最后再做,會導(dǎo)致費(fèi)用的增加和質(zhì)量的降低。

  這個時候,宣傳材料的設(shè)計和印制工作也要提上日程了。用哪些宣傳材料?這些材料的內(nèi)容是不是最新的?是不是要補(bǔ)充足夠的外文宣傳品?有的時候,展覽公司也可以幫助設(shè)計和制作宣傳資料,如果展覽公司具備有關(guān)的實(shí)力,既可以保持印刷材料與展位風(fēng)格的協(xié)調(diào),也可以降低一些成本。

  15天以前

  展品應(yīng)該做好托運(yùn)的準(zhǔn)備。專業(yè)的展覽運(yùn)輸公司常年做這一行。他們受過專業(yè)訓(xùn)練,具有專業(yè)服務(wù)技能,知道展覽會的大型儀器設(shè)備如何搬運(yùn)、存放,以及在運(yùn)輸?shù)倪^程中要注意什么,因此展品和展臺的運(yùn)輸都應(yīng)該委托有專業(yè)經(jīng)驗的公司。比如一家跨國公司在中國的一次11個城市的巡回展覽,他選擇的運(yùn)輸公司為這次運(yùn)輸任務(wù)雇傭了5輛載重達(dá)10噸的卡車,并且按展臺的規(guī)格改裝了卡車上的集裝箱。每到一處的裝卸、安裝和拆除展臺,都有這一家專業(yè)運(yùn)輸公司承擔(dān)。

  10天以前

  對展臺的工作人員來說,很快就要面臨緊張的工作?,F(xiàn)在是最后一次培訓(xùn)的機(jī)會。受過培訓(xùn)的、態(tài)度和善和有專業(yè)知識的展臺人員,也會決定參展是否成功。據(jù)統(tǒng)計,勁頭十足的團(tuán)隊比懶洋洋的工作人員所招攬到的參觀者要多20%。

  有時用小點(diǎn)心和飲料招待參觀者能產(chǎn)生很好的效果,因此現(xiàn)在就要著手辦這件事,可以委托一家公司或自己購買。這樣可以在展覽期間制造和諧的談判氣氛。

  3~5天以前

  進(jìn)場搭建一般是3天左右,最長是5天,這一般是展會主辦單位決定的。

  博覽會中

  一般展覽服務(wù)公司在整個項目中,都會派專門的項目經(jīng)理全程跟蹤。除了項目經(jīng)理之外,還會有電工、木工、美工到場,解決可能會發(fā)生的技術(shù)問題。

  展會中,安全問題不容忽視。安全問題涉及人身和財務(wù)的安全,而且關(guān)系到參展公司的形象。展會現(xiàn)場管理,休息期間的保安工作都不容忽視。安全保障很大程度上也取決于展覽服務(wù)公司的安裝質(zhì)量,例如一些展會上也發(fā)生過頂棚坍塌、LO GO標(biāo)志掉下來造成人員傷亡,電路設(shè)計的不專業(yè)導(dǎo)致參展商的電器被燒壞等故事。

  參展的最后一天

  展會結(jié)束后,要保證所有參展物品、設(shè)備、資料完好無損地撤離。在拆展臺的時候,很容易出現(xiàn)展品展覽設(shè)施被盜的現(xiàn)象,因此要及時預(yù)訂好保安人員,照看展品和車輛的運(yùn)輸。

  一般到展會尾聲的時候,人們都會有所松懈。拆卸展臺的時候更要注意安全問題。有的時候由于時間緊張(例如緊接著就有下一個展會),在參展客戶還沒有撤離的時候,就要拆卸展臺,操作不當(dāng)會造成人員傷亡。

  博覽會剛剛結(jié)束

  展覽會結(jié)束后不是放松的時候,還有很多工作要處理。首先不要忘了對接觸者的承諾,做好后續(xù)工作,例如電話聯(lián)絡(luò)、寄材料、約定會面時間、寄樣品等等。這樣,那些接觸者才會感覺自己受到了重視。

  如果近期還要參加其他的展覽,可以委托展覽服務(wù)公司保管物品、活動道具、展柜。專業(yè)的展會服務(wù)公司都有自己的倉庫,所以當(dāng)客戶提出這個要求的時候可以滿足。

  另外還要填寫展覽服務(wù)公司發(fā)過來的客戶調(diào)查表,進(jìn)一步就展會效果與專業(yè)人士進(jìn)行溝通,獲得反饋,探尋改進(jìn)的可能性。

  總之有始有終的策劃、組織和總結(jié)一次展覽會,才能取得最好的效果,才能避免前期付出的勞動和費(fèi)用付諸東流。

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