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參展商制定會展預(yù)算的具體內(nèi)容

發(fā)布日期:2016-10-19     瀏覽:2618

  參展商制定會展預(yù)算,一方面需要全面考慮開支項目;另一方面,要對會展費用進行有效控制,在保證參展效果的基礎(chǔ)上,使預(yù)算費用得到最人限度的使用。因此,在這里分別從參展商基本預(yù)算項目、需要特別強化的項目和成本控制項目三個方面,具體分析如何為參展商制定合理的會展預(yù)算。

  1.基本預(yù)算項目

  參展商預(yù)算的項目比會展組織者少,大致由九個項目組成:

  (1)照明、電源及其他服務(wù)。組織者一般會指定電氣承包商安裝、出租電氣設(shè)備。如果企業(yè)經(jīng)常參展,可以考慮自己購買設(shè)備,但是增加了運輸費,安裝費和電費仍需要支付。設(shè)備操作示范可能需要用水、煤氣、壓縮空氣等,要事先了解清楚有無供應(yīng),并知道價格。

  (2)展架、展具、地毯。展架、展具可以租用,經(jīng)常參展的企業(yè)也可以自己購買。最好租用地毯,雖然地毯不貴,但自己購買并反復(fù)使用的麻煩很多。一些展覽會也不鋪地毯,企業(yè)如果覺得使用地毯效果好,就買最便宜的地毯,會展結(jié)束以后就丟棄。

  (3)電話。租用電話可以方便企業(yè)自己聯(lián)絡(luò),提高工作效率,也能作為交際手段讓潛在顧客使用,有助于提高參展效果。

  (4)文圖、道具、辦公用品。企業(yè)需要為展臺專門制作文字、圖表,這是必要的開支。企業(yè)演示用的道具及辦公用具,由于租用價格貴,自備為佳。

  (5)展覽資料。會展資料中包括公司介紹、產(chǎn)品介紹、報價單等內(nèi)容,有的項目可能印在整個會展的會刊上,但詳細的產(chǎn)品信息和報價,公司應(yīng)該專門印制。

  (6)展臺清潔。一般清潔費包括在場地租金內(nèi),如果不包括,清潔費也不會太高。如果展臺面積不大,可以在晚上閉幕以后自己清掃,不要等到來日開展前。無論自己清掃或雇傭別人,不要忘記展品的清潔和保養(yǎng)。

  (7)聯(lián)絡(luò)、差旅、工作人員食宿及補貼。在決定參展前進行實地考察有利于做好設(shè)計、宣傳、運輸工作。展臺人員的食宿要盡早與組織者聯(lián)系,以爭取折扣。因為在會展期間,參展企業(yè)和參觀者很多,客房、餐費都可能上漲,提前預(yù)訂可以降低成本,避免出現(xiàn)問題。

  (8)展品運輸和保險。參展企業(yè)可以自己運輸展品,但如果展品多,最好由專業(yè)物流公司安排。展品運輸?shù)臅r間要計算好,太早或太遲都會導(dǎo)致額外開支,保證開幕時展品到齊是最基本的要求。展品要注意小心包裝、搬運,尤其是反復(fù)使用的展具、辦公用品更要注意。參展企業(yè)都必須辦理保險。有的公司只需要辦理手續(xù),將保險從正常經(jīng)營范圍擴大到展覽項目、參展人員和展品上,不需另外付費。如果保險費需要另付,可以從組織者推薦的保險公司中選擇.

  (9)接待客戶。通常展臺尤其是大展臺要給坐下來交流的客戶提供飲料,甚至正餐。企業(yè)要與組織者事先聯(lián)系,為展臺配備冰箱、茶具、咖啡具等設(shè)備,或者提供臨時的會客場所。如果公司距離展場近,可以使用自己的設(shè)備;否則可以租用場地設(shè)備。

 

 

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