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制定會展預算的過程有哪幾步?

發(fā)布日期:2016-10-19     瀏覽:1859

  會展預算是會展前期管理的一部分,必須結合辦展(參展)具體目標,有計劃、有步驟地進行。經驗表明,在參展前、展會中、展會后,分別投入“寫,25%,10%的精力,將獲得最好的會展效果。

  首先,明確辦展(參展)的具體目標。如實現(xiàn)成交額5億美元,參觀人數(shù)達到1萬人,樹立參展企業(yè)的形象,等等。在明確具體目標的基礎上,才能著手制定會展預算,只有能實現(xiàn)會展目標的預算才是合理的、成功的預算。

  第二步,收集信息。有三類信息需要收集:過去的預算數(shù)據(jù)、會展的商品的最新價格信息、通貨膨脹的相關信息。其中,要注意通貨膨脹的信息,因為預算制定離會展正式舉辦有一定的時間間隔,對可能的物價上漲做未雨綢繆的準備,可以保證會展經費充足。

  第三步,擬訂預算。在以上三類信息的基礎上,對需要支出的各種費用和可能取得的各項收入進行詳細的列表分析,根據(jù)總預算作必要的調整,可以制定出相對精確的預算,來指導會展工作。

  第四步,公布預算,征求意見。預算草案成形后,要征求各方的意見,有幾個原則要注意:一是選定一個人負責全部直接開支,明確費用標準和使用的權限及范圍,交代清楚展出目標和預算額,向全體籌備人員說明;二是不輕易改變授權,也不輕易改變被授權人的決定;三是不要保密,要將預算限額告知有關的人員,包括外部的承包商。參考各方的意見,可以使預算更加合理。

  第五步,修正預算。由于預算是通過估計制定的,難以保證準確,需要不斷地調整。一個耗資不菲的會展,其預算至少每兩個月要檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題就及時進行調整,使之符合實際情況和需要。必須說明的是,改變預算是很正常的,但任何改變都應有充分的理由。如果理由成立,即使會造成額外的開支,甚至損失,都要堅決改變。最好的方法是仔細調研、認真核算、周密安排。而且,要注意的是,改變預算的時間離會展開幕日期越近,可能產生的額外費用就越高。

 

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