為了便于對項(xiàng)目活動進(jìn)行控制，人們通常把一個項(xiàng)目從開始到結(jié)束的全過程按照先后順序劃分為若干階段。按照會展項(xiàng)目的特點(diǎn)，可以把會展項(xiàng)目的周期分為四個階段，如圖7一1所示。會展項(xiàng)目管理的過程就是這些階段的總和。

　　項(xiàng)目啟動階段>>項(xiàng)目規(guī)劃階段>>項(xiàng)目執(zhí)行階段>>項(xiàng)目結(jié)束階段

　　圖7一1會展項(xiàng)口周期階段劃分

　　(一)項(xiàng)目啟動階段

　　會展項(xiàng)目的啟動也就是會展項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，按照會展策劃的一般規(guī)律，會展項(xiàng)目的啟動是從市場調(diào)研開始的，然后經(jīng)過會展項(xiàng)目構(gòu)思直到會展項(xiàng)目的立項(xiàng)。

　　項(xiàng)目經(jīng)可行性論證后，申報(bào)到有關(guān)部門，經(jīng)過批準(zhǔn)后，會展項(xiàng)目就可以正式立項(xiàng)了。會展項(xiàng)目的立項(xiàng)標(biāo)志著會展項(xiàng)目管理的過程進(jìn)入下一階段。

　　(二)項(xiàng)目規(guī)劃階段

　　無論是策劃一個將持續(xù)幾天的膳宿會議還是舉辦一個產(chǎn)品交易會，策劃時(shí)間和投入的精力都將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出會議的舉辦時(shí)間。幾個人策劃、組織一次大型會議花上幾個月的時(shí)間根本不足為奇。合理的規(guī)劃是會展項(xiàng)目管理的基本組成部分。規(guī)劃階段項(xiàng)目管理內(nèi)容包括會展項(xiàng)目所實(shí)施的工作要素和活動時(shí)使用的一些技術(shù)，它涉及明確項(xiàng)目目標(biāo)、制定工作分析結(jié)構(gòu)以及確立工作責(zé)任矩陣。

　　1.會展項(xiàng)目目標(biāo)

　　計(jì)劃是為完成一個目標(biāo)而進(jìn)行的系統(tǒng)的任務(wù)安排。計(jì)劃確定需要完成什么和怎樣能完成。工作執(zhí)行者要參與制定工作計(jì)劃，這一點(diǎn)很重要。他們通常最了解需要做哪些詳細(xì)活動和每項(xiàng)活動需要多長時(shí)間。通過參與制定這項(xiàng)工作計(jì)劃，每個成員會在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算內(nèi)更投入地完成任務(wù)。

　　計(jì)劃過程的第一步是確定項(xiàng)目的目標(biāo)。目標(biāo)通常根據(jù)工作范圍、進(jìn)度計(jì)劃和成本而定，它要求在一定期限和預(yù)算內(nèi)完成工作。對于會議或展覽來說，要事先清晰地表達(dá)人們參加活動后最終取得的成果。

　　2.工作分析結(jié)構(gòu)

　　一旦項(xiàng)目目標(biāo)確定，下一步就是確定需要執(zhí)行哪些工作要素或活動來完成它。這要求做一份所有活動的一覽表。準(zhǔn)備這樣一份一覽表有兩種方法:一是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)利用“腦力風(fēng)暴”集思廣益，生成一份一覽表，這種方法適合小項(xiàng)目;而對人項(xiàng)目要制作一份全面活動一覽表而不遺漏某些細(xì)目是很難的，對于這樣的項(xiàng)目，更好的方法是建立一個工作分析結(jié)構(gòu)(WBS).

　　3.責(zé)任矩陣

　　責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具，因?yàn)樗鼜?qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作細(xì)目由誰負(fù)責(zé)，并表明每個人的角色在整個項(xiàng)目中的地位.

　　(三)項(xiàng)目執(zhí)行階段

　　會展項(xiàng)目執(zhí)行階段是使會展項(xiàng)目在既定的項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目預(yù)算中執(zhí)行的動態(tài)過程。它是為確保按時(shí)完成項(xiàng)目的一系列工作程序，包括項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化、過程控制以及項(xiàng)目要素的調(diào)整等內(nèi)容。

　　在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒忧鍐螒?yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化，工作分析結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改，這也會影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項(xiàng)目工作分析結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。

　　對于大型展會項(xiàng)目，按照行業(yè)慣例，需要提前2年就開始策劃，跟蹤行業(yè)趨勢并對原來的參展商和觀眾進(jìn)行調(diào)查。1年以后，就應(yīng)當(dāng)按照計(jì)劃描述的每月具體任務(wù)一步一步地執(zhí)行完成。

　　值得指出的是，在項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動特征等方面，項(xiàng)目管理軟件被廣泛地使用。這些軟件可自動進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算和資源調(diào)整，可迅速地對許多方案加以考慮、選擇和調(diào)整。

　　項(xiàng)目管理軟件清晰的表達(dá)方式，使其在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關(guān)系、參與活動的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外，還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析.

　　(四)項(xiàng)目結(jié)束階段

　　會展項(xiàng)目結(jié)束階段的主要工作包括以下幾個方面。

　　1.質(zhì)最驗(yàn)收

　　質(zhì)最驗(yàn)收是會展項(xiàng)目結(jié)束時(shí)工作的重要內(nèi)容。質(zhì)量驗(yàn)收是依據(jù)質(zhì)最計(jì)劃和相關(guān)的質(zhì)最檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對會展項(xiàng)目進(jìn)行評價(jià)和認(rèn)可，并撰寫質(zhì)最驗(yàn)收評定報(bào)告。

　　2.費(fèi)用決算

　　是指對從會展項(xiàng)目籌劃開始到會展項(xiàng)目結(jié)束為止這一全過程所支付的全部費(fèi)用進(jìn)行的結(jié)算與核定，并最終編制項(xiàng)目決算書的過程。

　　3.合同終結(jié)

　　指整理并存檔各種合同文件(包括合同書本身、各種表格清單、經(jīng)過批準(zhǔn)的合同變更、進(jìn)度報(bào)告、單據(jù)和付款記錄以及各種檢查結(jié)果)，完成和終結(jié)一個會展項(xiàng)目或會展項(xiàng)目各個階段的合同，完成和終結(jié)各種商品采購和勞務(wù)合同，結(jié)清各種賬款，解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)，同時(shí)向承包商發(fā)出合同己經(jīng)履行完畢的書面通知。

　　4.展后總結(jié)

　　展后總結(jié)的一般形式有:組織所有參加展會舉辦、籌備和管理的人員召開總結(jié)會，對于各種發(fā)言，大會派專人做好記錄，會后整理成文。同時(shí)要求每個工作人員就自己的發(fā)言寫一篇書而總結(jié)材料，辦展機(jī)構(gòu)將會議記錄與該書面材料一起匯總，整理出一份完整的總結(jié)報(bào)告。

　　展后總結(jié)會議的主要內(nèi)容有:

　　(1)對展會策劃進(jìn)行總結(jié)。對展會策劃方案進(jìn)行分析評估，評估的內(nèi)容包括:展會舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、展品范圍、展會規(guī)模、辦展機(jī)構(gòu)組成、展會定位、展會價(jià)格、展臺布置、人員分工、展廳設(shè)計(jì)、展會品牌形象等等;

　　(2)對展會籌備工作進(jìn)行總結(jié);

　　(3)對展會招展工作進(jìn)行總結(jié);

　　(4)對展會招商和宣傳推廣工作進(jìn)行總結(jié);

　　(5)對展會服務(wù)進(jìn)行總結(jié);

　　(6)對展會現(xiàn)場管理工作進(jìn)行總結(jié);

　　(7)對展會指定服務(wù)商進(jìn)行總結(jié);

　　(8)對展會時(shí)間管理辦法進(jìn)行總結(jié);

　　(9)對展會客戶關(guān)系管理措施進(jìn)行總結(jié);

　　(10)對展會的各種相關(guān)活動進(jìn)行總結(jié)。

　　5.會展項(xiàng)目后續(xù)工作

　　展會閉幕以后的后續(xù)工作主要有:

　　(1)向客戶郵寄展會總結(jié)并致謝;

　　(2)更新展會客戶數(shù)據(jù)庫;

　　(3)發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系;

　　(4)處理展會可能存在的一些遺留問題;

　　(5)準(zhǔn)備下一屆展會。