會展策劃先對地點與時間進行,而會展時間策劃主要解決好三個問題:一是什么時間為最佳辦展期;二是展期多長合適;三是展覽周期問題。
1展覽時間的確
要掌握市場對目標展品需求的季節(jié)變化,選擇適當?shù)臅r間辦展。如市場對服裝這一產(chǎn)品需求的季節(jié)性變化很大,服裝展就必須充分考慮這一情況;又如高校畢業(yè)生人才治談會,應(yīng)當充分考慮用人單位的需求和高校學(xué)生的畢業(yè)時間因素。
2.展期的確定
一般說來,在參觀人數(shù)基本固定,展臺搭建時間不計的前提下,展期越長,各項支出就越多,成本就越高,效益就越低。反之,周期越短,成本就越低,效益就越好。國際上許多專業(yè)展會的展期一般在3天左右。
3展覽周期的確定
展覽周期應(yīng)根據(jù)市場需求來確定。如中國商品交易會原來是一年一屆,由于市場需求旺盛,現(xiàn)已改為一年兩屆。
展會周期還有根據(jù)氣候因素來決定的。由于春秋兩季氣候宜人,所以許多展覽會都放在3一6月或9一12月舉行。