從具體的工作流程上來說，會議策劃主要包括以下具體項目，即會議目標(biāo)策劃，確定會議主題和議題，選擇會議場地，明確會議嘉賓、主講人、聽眾，編制會議日程，準(zhǔn)備會議資料，進(jìn)行會議宣傳推廣，最后還包括制訂會議接待計劃，即會展管理計劃等.

　　從本質(zhì)上來說，會議策劃是具體回答以下六大要素問題，即會議目標(biāo)(why)—為什么開會，會議主題和議題(what)—開什么會，與會人員(who)一誰參與會議，會議時間(when)—什么時候開會，會議地點(diǎn)(where )—在什么地方開會，會議形式。

　　(how)—怎樣開會.

　　1)會議目標(biāo)策劃(why )—為什么開會

　　人門舉行會議就是為了達(dá)到某種目的或完成某個任務(wù)，會議目標(biāo)策劃解決了為什么開會這一儡基本的問題.會議的目標(biāo)是會議組織者的期望和會議所要完成的具體任務(wù)，因而會議目標(biāo)制約著會議的議題和議程、決定會議的類型、引導(dǎo)會議的結(jié)果。

　　2)會議主題和議題策劃(what )—開什么會

　　會議主題和議題策劃是會議策劃的一項重要內(nèi)容。會議主題是圍繞會議目標(biāo)確定并貫穿一次會議中各項議題的主線，是會議的靈魂.會議議題則是緊扣主題付諸會議討論或解決的具體問題。成功的主題內(nèi)容和議題具有強(qiáng)大的號召力，在吸引社會關(guān)注、樹立會議形象、實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)、提高會議效率等方面都將起到不可忽視的作用.反之，主題和議題確定不當(dāng)是導(dǎo)致會議失敗最致命的原因之一.

　　(1)會議議題策劃的原則。

　　[1]時代性.會議的議題要有的放矢，緊扣某一領(lǐng)域的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，緊緊把握時代脈搏，不能遠(yuǎn)離現(xiàn)實(shí).

　　[2]前瞻性.會議議題針對某一領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢要適度超前，對問題要看得更遠(yuǎn)、更深，能切實(shí)反映某一領(lǐng)域的發(fā)展動態(tài)，不能只局限于眼前情況。

　　[3]適度性.會議議題的數(shù)量要適度，避免因議題過多導(dǎo)致會議時間冗長、會議效率下降.

　　[4]主次性.要分清議題的主次輕重，明確中心議題或主要議題，以保證與會者把主要精力集中于最重要的問題上。

　　[5]充分性.議題準(zhǔn)備一定要充分，在擬訂議題的同時，還要提交相關(guān)的背景資料，以便討論和決策時參考。

　　[6]集中性。對內(nèi)容相關(guān)的議題要適當(dāng)集中或歸并討論，避免和減少重復(fù)討論.(2)會議議題策劃的一般程序.

　　為了更好地確定議題，會議組織者可以征詢相關(guān)機(jī)構(gòu)、行業(yè)專家的意見，也可以針對與會者展開調(diào)查，讓他有提出建議，在此基礎(chǔ)上，會議組織者再綜合各方面的意見，并結(jié)合會議的定位來確定會議的各項議題。

　　3)與會人員的確定(who)—誰參與會議

　　(1)目標(biāo)與會人員的確定.

　　與會人員是會議活動的主體，選擇合適的目標(biāo)與會人員是會議成功的基本前提.在確定與會人員時要遵循以下原則(見表3-2):

　　(2)會議發(fā)言人的確定.

　　在會議上所作的報告、講話、演說、辯論、質(zhì)詢、答辯、交談、表態(tài)等屬于發(fā)言的具體形式，發(fā)言人是會議的賣點(diǎn)之一會議發(fā)言人的名聲、地位、水平等對人們是否參加會議有著重要的影響.因此，會議組織者應(yīng)對發(fā)言人精心策劃，盡量邀請高層次的會議發(fā)言人到會.會議發(fā)言人的確定需要掌握以下幾點(diǎn)策劃技巧(見表3-3):

　　4)會議時間策劃(when)一一召十么時候開會

　　會議時間策劃主要解決兩個問題:什么時間召開會議二會議時間的長短。

　　(1)會議時間策劃的原則.

　　[1]時機(jī)原則:選擇成熟時機(jī)舉行會議.會議的目的是為了解決問題，解決問題的時機(jī)成熟與否是決定會議能否成功的因素.所選時間富有意義，能烘托會議的主題，時機(jī)成熟的會議應(yīng)及時召開.

　　[2]合理原則:符合人的生理和心理規(guī)律，勞逸結(jié)合，利于推動工作，如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日，與會者可能會受假日活動的影響，不容易集中注意力，因此不適合舉行會議二另外上午8:3。一10:30，下午3:。0-5:00是會議最可能取得高效率的時間段，午飯以后的時間是任何人都容易懈怠的時間段。

　　[3]可操作性原則:根據(jù)行業(yè)特征或與會者的時間情況來恰當(dāng)安排，盡量不要由于時間上安排不妥的問題而造成與會者的缺席.例如，每年的旅游交易會多安排在旅游的淡季舉行.有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，需要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間參加會議的時間，以免相互沖突.

　　(2)會議時間的長短.

　　會議時間的長短需要從以下兩方面來考慮:

　　一是實(shí)際需要.會議時間的長短應(yīng)根據(jù)會議的實(shí)際需要來確定，主要的考慮因素包括會議的各項議程是否能夠完成二會議的發(fā)言是否充分，與會者能否充分表達(dá)意見二是否需要留出一定的機(jī)動時間，以應(yīng)不測。

　　通常，會期在一天以上(含一天)的會議都包括很多儀式和社交活動，所以在會議長度上要給予較寬裕的時間安排.對會議具體長度的安排，要根據(jù)會議上所需議程和儀式等各項內(nèi)容的多少來確定.

　　二是會議的成本和效率。會議的時間越短，成本越低，效率越高?？紤]到與會者的生理特點(diǎn)，一般會期超過一天的會議，必然需要安排成幾個小會，每個小會應(yīng)該控制在一個小時以內(nèi)，會議一旦超過了一個半小時，就會造成與會者的疲勞、精神不集中以及抱怨，效率就會降低。

　　5)會議地點(diǎn)策劃(where )—在什么地方開會

　　會議地點(diǎn)的選擇實(shí)際上包括兩方面的含義:一是選擇會議的舉辦地，即在哪個國家、地區(qū)及城市舉行；二是選擇會址，即會議舉行的場所。最終，會議會具體落在某一個城市的某一個場所舉行。會議地點(diǎn)的策劃是一個‘系統(tǒng)工程，需要綜合考慮方方面面的因素.會議地點(diǎn)的選擇因素基本有:

　　(1)聲譽(yù)和環(huán)境.

　　會議地點(diǎn)的選擇往往超越了會議本身的意義，且具有濃厚的政治和經(jīng)濟(jì)色彩，會議策劃者非常關(guān)注舉辦地的聲譽(yù)如何，以及是否能夠產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟(jì)效果，理想的舉辦地能提高會議的地位和威望。另外，舉辦地氣候是否理想、舉辦地周邊環(huán)境是否有吸引力，會場的空氣質(zhì)量和噪音大小如何，能否創(chuàng)造合適的氣氛和環(huán)境、突出會議的主題、營造良好的會議氣氛，會議地點(diǎn)過去的工作是否令人滿意，會議主辦者、與會者或者其他人以前是否在這個場所舉辦或參加過會議，似門對其的評價如何等也是選擇會議地點(diǎn)需要考慮的因素.舉辦地營銷活動的效率，也會影響到會議地點(diǎn)的確定.

　　(2)接待能力.

　　舉行大型會議就必須考察會議舉辦地是否具有會議所必需的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎(chǔ)設(shè)施的接待條件。

　　住宿設(shè)施接納能力:可提供的客房數(shù)量有多少，是否使用一個以上的酒店，設(shè)施的配備是否齊全等.

　　交通位置和基礎(chǔ)設(shè)施:舉辦地交通是否便利二是否擁有國際機(jī)場和足夠的國際航線，或者有較重要的鐵路和高速公路經(jīng)過;總體可進(jìn)出性如何二會場與交通集散地、與會者下榻的酒店、會議期間觀光考察地點(diǎn)的距離及往來便利程度，主會場與分會場的距離等二當(dāng)?shù)鼗A(chǔ)設(shè)施是否適用，標(biāo)準(zhǔn)如何;設(shè)施的配備是否需要時就可以使用等.

　　會議舉辦城市應(yīng)當(dāng)有較平整寬敞的道路和較通暢的交通狀況，還應(yīng)有足夠數(shù)量和較高質(zhì)量的交通工具，如較高檔次的出租車、公交車等，以方便與會者進(jìn)入和離開會議場所和住宿賓館.會議組織者也可以租用車輛或委托旅行社安排交通工具，以在集體活動中統(tǒng)一運(yùn)送與會者。

　　(3)服務(wù).

　　對服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的感受如何;工作人員是否經(jīng)過專業(yè)指導(dǎo)，是否著裝得體、服務(wù)周到，服務(wù)效率如何;會議場所可以提供哪些娛樂活動，附近是否有商店、美容院和理發(fā)店;是否為會議代表提供來往交通服務(wù)二主辦組織和社團(tuán)甚至當(dāng)?shù)鼐用駳g迎訪問者時的好客態(tài)庫吵口何等.

　　(4)花費(fèi)。

　　會議地點(diǎn)住宿的價格是否合適，所需會議空間的價格如何，會議地點(diǎn)舉辦會議是盈利還是虧損，會議場所的價格和收費(fèi)方式如何，是否提供免費(fèi)使用的時間段，是否有淡季折扣，是否需要繳納押金，是否要求保險，是否對某些設(shè)施進(jìn)行待別收費(fèi)等。

　　(5)安全相其1也標(biāo)準(zhǔn)。

　　是否會發(fā)生罷工、自然災(zāi)害、聯(lián)合抵制和其他敵對到牛，是否設(shè)置了火災(zāi)警報系礴口消防設(shè)施，是否有安全出口，是否標(biāo)明了撤離程序，是否配備了保險箱，是否有常駐醫(yī)生，距離最近的急救中心有多遠(yuǎn)，保安水平如何等.

　　6)會議形式策劃(how)—怎樣開會

　　會議是一種程式化的活動，各種形式的會議有自己的模式和程序.會議形式策劃主要受到會議的目標(biāo)和性質(zhì)，與會人員的身份，會議現(xiàn)場、座位格局、會場裝飾及技術(shù)手段等諸多因素的制約。