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會展策劃程序過程的五個階段

發(fā)布日期:2015-01-16     瀏覽:2541

  會展策劃程序囊括了會展活動發(fā)生之前的謀劃、構(gòu)思、設(shè)計的創(chuàng)造性活動的全部過程,成為項目實際運作的指導,是會展項目管理決策理智化、效能化、科學化的前饋依據(jù)和程序保證。因而策劃程序必然受決策程序和創(chuàng)造程序的雙重制約,接受其雙重指導。

  一方面,策劃運作是為管理決策謀劃、構(gòu)思、設(shè)計可供選擇決斷的策劃方案,其策劃運作必然沿著科學決策程序的方向運行;另一方面,策劃運作作為一種創(chuàng)造性活動,在策劃的創(chuàng)新思維過程中,又必然依據(jù)創(chuàng)造活動過程的程序規(guī)律進行運作。所以,決策程序和創(chuàng)造程序的規(guī)律性皆是策劃程序的科學來源。策劃運作應(yīng)以決策程序和創(chuàng)造程序為指導,遵循策劃活動自身策劃運作的內(nèi)在規(guī)律,形成科學的策劃程序。

  對科學策劃程序過程的階段劃分及其內(nèi)容,我們以決策程序和創(chuàng)造程序為指導,借鑒多種程序過程劃分階段的精華,依據(jù)策劃程序過程的客觀規(guī)律,把策劃程序過程劃分為“確定目標”、“分析調(diào)查”、“產(chǎn)生創(chuàng)意”、“方案設(shè)計”和“效果評估”等五個階段。下面按階段介紹策劃活動的內(nèi)容。

  一、確定目標

  任何策劃都是面向應(yīng)用的學問,是設(shè)計性的診斷,而不是單純試驗性的診斷。一項策劃往往關(guān)系到一個活動、一個項目、甚至一個企業(yè)的生命,必須有的放矢、對癥下藥。因此,策劃工作的首要程序就是抓住問題的所在,找出目標。主題要實現(xiàn)的目標,這個目標是制作策劃方案的前提,也是論證并評價策劃方案的衡量標準,還是策劃方案實施控制和實施效果評估的依據(jù)。所謂策劃目標的確立就是針對策劃主題面臨的機會和威脅進行分析,在與此相關(guān)的影響因素和約束條件下,明晰目標。

  與此同時,確立策劃目標,還必須明確把策劃問題解決到何種程度,最終達到何種目的,這就要求明確表達策劃目標。一是策劃目標的定性表達要簡潔易懂,使人易于明確領(lǐng)會其含義而不產(chǎn)生模糊不清的感覺;二是要盡可能量化目標。會展策劃只有緊緊圍繞著策劃主題和它內(nèi)外環(huán)境的限制因素,進行創(chuàng)造性的探索和構(gòu)思,才能產(chǎn)生適應(yīng)策劃主題創(chuàng)新需要的策劃目標,并沿此目標設(shè)想和設(shè)計策劃方案。

  二、分析調(diào)查

  調(diào)查分析是策劃工作的基礎(chǔ),都是運用策劃的原理和方法分析自身的資源和面臨的環(huán)境狀況的策劃程序,診斷和調(diào)查都是對企業(yè)有關(guān)的信息進行分析和整理,為產(chǎn)生創(chuàng)意提供堅實的基礎(chǔ)。但診斷偏重對企業(yè)自身的判斷和分析,主要是找出問題;調(diào)查更加偏重對企業(yè)環(huán)境的分析和企業(yè)的經(jīng)營狀況分析,主要明確企業(yè)的機會和威脅點。任何成功的策劃都是在對大量信息的調(diào)查分析基礎(chǔ)上產(chǎn)生創(chuàng)意,形成方案的。

  一般來說,分析調(diào)查包括四個方面的內(nèi)容,俗稱四大調(diào)查:

  1、市場分析調(diào)查

  市場分析調(diào)查是指市場需求的狀況(包括市場需求的容量、強度、成長性和區(qū)域分布等)、市場競爭狀況(包括產(chǎn)品品牌的數(shù)量、品牌占有率、品牌首位度等)、消費者購買行為(包括“5W”:誰是購買者、購買什么、為何購買、何地購買、何時購買)、市場營銷要素(產(chǎn)品、價格、渠道、促銷)等。

  2、行業(yè)分析調(diào)查

  行業(yè)分析調(diào)查主要是對企業(yè)所在的行業(yè)進行全面診斷和調(diào)查,判斷行業(yè)的發(fā)展走向、趨勢和競爭特點對企業(yè)策劃的影響。針對行業(yè)的診斷調(diào)查可以更多地利用行業(yè)報告、行業(yè)協(xié)會和國家統(tǒng)計局及信息中心的相關(guān)資料。

  3、企業(yè)環(huán)境分析調(diào)查

  企業(yè)環(huán)境變化對企業(yè)策劃的影響很大,這也是診斷調(diào)查的重中之重。

  4、企業(yè)內(nèi)部分析調(diào)查

  企業(yè)內(nèi)部診斷調(diào)查主要是根據(jù)優(yōu)秀企業(yè)的標準對本企業(yè)的人力資源、市場營銷、財務(wù)資金、戰(zhàn)略發(fā)展、技術(shù)開發(fā)等因素進行量化診斷評價,以發(fā)現(xiàn)企業(yè)的優(yōu)勢和劣勢。

  三、產(chǎn)生創(chuàng)意

  創(chuàng)意是策劃的核心,也是策劃方案的生命和靈魂。那么,什么是創(chuàng)意?創(chuàng)意一詞最早來自于著名廣告人詹姆斯·韋伯·揚的廣告名著《產(chǎn)生創(chuàng)意的方法》,由此可見,創(chuàng)意最早源于廣告。一般的創(chuàng)意就是我們常說的“好主意、好點子”。但是,項目策劃的創(chuàng)意不同于“點子”,因為創(chuàng)意不只是依靠個人的靈感,而是如德魯克所說的“一種可以組織并需要組織的系統(tǒng)性的工作”。因此,策劃的創(chuàng)意就是由策劃團隊組織運用策劃的原理和方法共同產(chǎn)生的創(chuàng)造性的意念、巧妙的構(gòu)思。

  四、方案設(shè)計

  經(jīng)過產(chǎn)生創(chuàng)意階段,策劃一般可形成多種概要性方案的框架,在此基礎(chǔ)上形成方案,可以運用創(chuàng)新技法謀劃達到目標的有效途徑,這就是設(shè)計并制作策劃方案。而策劃方案能否有效,還要經(jīng)過多種方案相比較作初步鑒別。這就必須制定多種可供決策者優(yōu)選決斷的策劃方案。

  從本質(zhì)上說,策劃是對資源優(yōu)化的方法體系,一方面是從整體上進行合理規(guī)劃,另一方面是細節(jié)設(shè)計,也就是具體的流程安排??傮w規(guī)劃是指在確定策劃主題、確立策劃目標的基礎(chǔ)上,對策劃方案未來的實施在方法上、資源利用上進行輪廓設(shè)想,制定出策劃項目的研究計劃書,其重點是運用創(chuàng)新技法從不同的角度和多種途徑思考醞釀,大膽設(shè)想出各種可能的策劃方案。細節(jié)設(shè)計是以總體設(shè)計為基礎(chǔ)進行細部加工,它以項目研究計劃書為大綱,進一步探索細節(jié),深化研究并進行反復修改。然后編寫策劃書,擬訂策劃方案和方案預(yù)演。

  五、效果評估

  效果評估分為階段性評估和終結(jié)性評估。

  階段性評估是在方案實施過程中對前一階段實施的效果進行測評,并為下一階段提供方向和指導。

  終結(jié)性評估是在方案實施完成后進行總結(jié)性評估,以便了解整個方案的實施效果。

  策劃的評估是一項極其嚴肅而又復雜的工作,為使此項工作順利開展并獲得圓滿成功,就必須采用科學的總結(jié)評估方法。策劃實施的評估結(jié)果可以采用定性的評語式、定量的等級式和記分式,最后形成書面材料交給策劃主體雙方存入檔案,以便作為獎懲、查尋和為新的策劃提供參考依據(jù)。常用的有效方法主要有對比法、統(tǒng)計法、評議法和列表法。

  1、對比法

  對比法是采用實施結(jié)果與策劃目標相對比以判斷是否達標并分析原因的一種方法。這種方法特別注意從理性認識的高度進行總結(jié)評估。常見的對比內(nèi)容有:

 ?。?)策劃是否按預(yù)定進度運行?原因何在?

 ?。?)策劃結(jié)果與預(yù)算、預(yù)測是否相符?原因何在?

 ?。?)操作手段是否科學得當?原因何在?

 ?。?)策劃實施是否按原方案進行?原因何在?

  (5)情報研究判定是否準確?原因何在?

 ?。?)各部門團結(jié)協(xié)作是否良好?原因何在?

  (7)創(chuàng)意是否成功?原因何在?

 ?。?)策劃是否達到目標?原因何在?

  (9)策劃的實際效益怎樣?原因何在?

  (10)策劃互動團隊的工作表現(xiàn)如何?配合怎樣?原因何在?

  2、統(tǒng)計法

  統(tǒng)計法是對策劃實施過程中的考核、檢查、評比及其他有關(guān)資料和數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計,總結(jié)評估,并以此衡量策劃實施工作的優(yōu)劣。采用此種方法的關(guān)鍵,是對日常原始的基本情報資料的收集整理要全面。如果資料不全,情報不實,數(shù)據(jù)不準,那么就難以進行有效的評估總結(jié)了。

  3、評議法

  評議法是通過專家評議的方式對策劃實施的每一個環(huán)節(jié)進行評估,從中總結(jié)出帶有實質(zhì)性的結(jié)論,并以此界定策劃實施工作的好壞。采用此種方法,通常是將自我評估、專家評議、企業(yè)評審三者結(jié)合起來,其中重點是專家評議。

  4、列表法

  列表法是將策劃實施內(nèi)容的各種評定因素通過表格的形式進行記分評估,然后根據(jù)得分多少總結(jié)出策劃實施工作的最終成績。列表法是策劃實施量化評估總結(jié)的常用方法,一般可根據(jù)評估總結(jié)的需要劃分為百分制和等級制兩種。


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