1、會展項目開發(fā)始于參展商的需求
贏得參展商的參與是會展成功的開始。會展產(chǎn)品的開發(fā)者必須意識到參展商是會展產(chǎn)品的主要消費者,沒有參展商參加的會展產(chǎn)品就是沒有市場價值的產(chǎn)品。主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。這種價值傳遞就表現(xiàn)為參展商是主辦單位收益的主要來源,而展覽會能夠為參展商實現(xiàn)價值增值。所以,成功的產(chǎn)品開發(fā),首先要考慮參展商的需求。這種需求主要表現(xiàn)在:參展商需要會展提供更高的收益,需要會展主辦方為他們提供會展價值。
這也是參展商所以花成本參加會展的基本需求。參展商希望通過參展,利用會展平臺,主辦方為參展商提供高質(zhì)量的客戶,提供與客戶聯(lián)系交流的平臺,提供良好的交易環(huán)境,提供行業(yè)最新信息,實現(xiàn)交易額,推廣企業(yè)及產(chǎn)品形象。如果參展商達到了預(yù)期目的,就會與主辦方建立良好的客戶關(guān)系,并在同行中傳遞好的信息,反之,則會出現(xiàn)惡性循環(huán),影響以后的會展。因此,參展商的參展是展覽會取得成功的關(guān)鍵。成功的產(chǎn)品開發(fā),首先要考慮參展商的需求。具體來說,就是通過大量市場調(diào)研,收集信息,評估信息,掌握市場需求,評估項目的質(zhì)量,為參展商服務(wù)。
因此一個成功的項目要做到:參展商能在展覽會上結(jié)識新客戶,擴大貿(mào)易合作關(guān)系,增加貿(mào)易量,能夠通過參展樹立企業(yè)形象,宣傳企業(yè)產(chǎn)品,提高企業(yè)知名度等。只有這樣,一個會展項目才有了成功的開端。
2、會展服務(wù)以參展商為中心
做好參展商的組織、服務(wù)工作是會展成功的保證。從參展商報名參展開始,主辦單位與參展商的合作就開始了。作為展覽會的組織者,應(yīng)向參展商提供一系列專業(yè)、周到的服務(wù)。
還應(yīng)了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿(mào)易方式、尋求貿(mào)易對象的類別等。只有全面了解參展商的需求,才能做好有目標(biāo)的服務(wù)。廣大參展商尋求的目標(biāo)客戶對象的集合,形成了展覽會專業(yè)觀眾的基礎(chǔ)。將參展商與專業(yè)觀眾有針對性地結(jié)合在一起,使他們在會展這個平臺上達成交流、合作協(xié)議以及后續(xù)長期的合作,達到會展的真正目的。
另外在參展商報名的同時,用填寫表格的形式,了解他們的參展需求及其相關(guān)信息,是做好會展籌備期相關(guān)工作的依據(jù);了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結(jié)構(gòu),將他們安排在不同的展區(qū),可體現(xiàn)會展的專業(yè)性,同時還可以方便專業(yè)觀眾查找;了解參展企業(yè)的品牌實力、合作需求,可以有目標(biāo)地為他們尋求目標(biāo)對象。同時,參展商的這些信息也可以作為會展招商的依據(jù)。
根據(jù)會展的定位、參展商的分類情況有針對性地組織專業(yè)觀眾。會展有了參展商,根據(jù)他們的需求組織觀眾,這是一個專業(yè)會展成功舉辦的重要工作??梢酝ㄟ^多種方式做好專業(yè)觀眾的組織工作,如:通過其他各類會展的宣傳、網(wǎng)上宣傳、邀請函邀請、商業(yè)機構(gòu)有組織的邀請、參展商邀請客戶等方式。
對于會展而言,參展商和觀眾是同時存在、互相依托的。會展有了具有實力的參展商,能帶來有價值、有創(chuàng)新概念的新產(chǎn)品,就能吸引有價值的觀眾。參展商和觀眾的同時到來,就是專業(yè)會展成功的基礎(chǔ)。參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)量及質(zhì)量是體現(xiàn)其會展品牌實力的重要依據(jù)。
參展商在出展時會遇到許多實際問題,如:了解場館環(huán)境、展位尺寸及結(jié)構(gòu)、展位設(shè)計、展品運輸、現(xiàn)場搭建;形象宣傳、現(xiàn)場廣告、展期活動安排;工作人員吃、住、行等具體問題。作為主辦單位應(yīng)向參展商提供盡量細致、周到的服務(wù)。對于每一個細小的參展環(huán)節(jié),應(yīng)先作出工作方案,并及時提供給參展商,使他們得到大會直接的專業(yè)服務(wù)。
特別是大會現(xiàn)場高效、配套的服務(wù),也是會展組織工作中的重要環(huán)節(jié)。在短短的幾天展期里,各類相關(guān)人士的集合、各類活動的集合、時間的限定等使各項組織工作的效率顯得至關(guān)重要?,F(xiàn)場的服務(wù)工作直接、具體而綜合。面對如此復(fù)雜的服務(wù)工作首先應(yīng)做好情況的分析,作出解決問題的工作方案。對工作人員做好培訓(xùn),使其能提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。應(yīng)要求工作人員每天對參展商進行巡查,在了解貿(mào)易成交情況的同時,為參展商解決一些細小的問題。
總之,為了滿足參展商的多種服務(wù)需求,作出總體的工作方案是萬事之本。提高工作人員的綜合素質(zhì),是做好服務(wù)工作的保證。
3、與參展商建立長期的合作關(guān)系是會展項目發(fā)展的根本
參展商希望通過會展得到更多的服務(wù),帶來更多的價值,以滿足他們的需求。這也督促主辦單位不斷改進工作。隨著會展水平的提升,參展商越來越不能接受用展位費來換取短期的經(jīng)濟效益,他們希望能得到長期的服務(wù),長期的綜合利益。因此,主辦單位與參展商之間建立長期的合作關(guān)系是趨勢所在,是滿足雙方利益的需要。建立長期的合作關(guān)系,能夠?qū)崿F(xiàn)主辦單位與參展商的共贏。參展商的目的通過會展來實現(xiàn),會展組織者及時了解參展商的需求變化,調(diào)整會展的定位,這就形成了合作的良性循環(huán)。專業(yè)的會展應(yīng)與參展商保持一種三到五年或更長的合作關(guān)系。
還應(yīng)隨時保持與參展商溝通,了解他們參展的需求變化,了解他們的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化,甚至企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)的變化,取得他們的長期信任??傊?,通過多種方式的溝通,不斷尋求增進相互關(guān)系的辦法。
要成功建立長期的合作伙伴關(guān)系并不像會展初期銷售展位那么簡單,要在更多方面滿足參展商的各種需求,幫助他們解決各種問題。作為主辦單位需要多方面了解參展商的參展想法,向他們提出更多的參展建議,尊重他們的各種意見、建議;可以成立參展商的聯(lián)合會,與主辦單位共同決定會展發(fā)展中的重大問題,集思廣益,探討成功辦展的新舉措;從參展商的利益出發(fā),除了幫助他們增加經(jīng)濟利潤,還應(yīng)幫助他們節(jié)省參展開支。因此,主辦單位理解、滿足參展商的各種參展期望,是維系與參展商長期合作關(guān)系的根本。
會展的成功,離不開參展商、專業(yè)觀眾的參與;品牌會展的提升、發(fā)展,更離不開參展商和專業(yè)觀眾的長期支持。