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怎樣寫會議策劃流程

發(fā)布日期:2014-04-25     瀏覽:2564

會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù),為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計、制作策劃方案以達(dá)到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創(chuàng)意才行。

怎樣寫會議策劃流程

步驟/方法
一、會前籌劃
▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選
▲會前通知:通知參會人員
方式:電話通知或書面通知
內(nèi)容:時間、地點、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點、要求(筆記等)
注意:通知后需落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到,并及時記錄
→確定最后參會人員
統(tǒng)計制作參會人員名單,包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù),并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計分類;
統(tǒng)計交通路線,到達(dá)時間,飛機(jī)或火車,安排接送,詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話;
▲聯(lián)系酒店:聯(lián)系房間
預(yù)定房間(數(shù)量、類型、時間、價格)
→聯(lián)系會議室
會議廳(容量、時間、設(shè)備、價格)
→餐飲安排
是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點,是否需要在會后安排一個宴會,是否需要提供飲用水,正餐有多少人安排多少桌
▲會議準(zhǔn)備材料:
1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿;
2、發(fā)放資料:會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)、其他文件、房卡等;
3、會議設(shè)備:電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備;
▲場地布置:
1、會議橫幅
2、主席臺的安排:誰?幾個人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個分店(部門)的來的,除主管和中層外,其他要分區(qū)坐(座),一個團(tuán)隊一個區(qū)域。
3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員,會場都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品:要提前準(zhǔn)備好,先發(fā)的放在上面,后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會前是否進(jìn)行過演練?
5、非常重要的會議,請速記員。
6、國際性會議,準(zhǔn)備同音翻譯。
▲支出預(yù)算:文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢,大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。
▲部門分工

二、會中安排
設(shè)立簽到處:參會人員統(tǒng)一簽到,領(lǐng)取房卡,發(fā)放資料袋,說明注意事項(比如手機(jī)、著裝),咨詢返程時間及交通路線,統(tǒng)計并通知安排;
餐飲問題:選擇對應(yīng)的主管交流、座談,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?
注意事項:
1、空調(diào)的溫度問題(作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注,溫度是否過高、過低),會場的空調(diào)在冬天合適,是否在夏季可以?(如果在高樓層,因為溫度會往上走,導(dǎo)致原空調(diào)失效),這些必須在會議前進(jìn)行安排,可以提前進(jìn)行降溫或升溫!
2、燈光音響效果:
2、沖水:沖水不能沖著對方,要拿起杯子,不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水,不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象,不能直接在桌面上沖等。(1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝,但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水,參會者不一定照顧到。)
3、會議中途休息:放音樂,1、播放時要注意選擇歌曲,要選擇輕音樂,膾炙人口的歌曲,避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵,因為開會大腦都容易類,在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂,一般這是大家入座的通知,這時主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等;

會后收尾
▲退房:結(jié)賬,收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
▲送站:根據(jù)返程時間,統(tǒng)籌規(guī)劃,送參會人員
▲會議照片:如有人需要,抽時間拷給他們,會后郵件發(fā)送很不方便
▲收拾:會議物品,避免忙中出錯,遺漏東西
▲整理會議記錄,總結(jié)為會議紀(jì)要
▲進(jìn)行會議總結(jié),分析不足之處,保留不錯環(huán)節(jié)
會議指南:一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、 大會主席、副主席、會議時間和地點;
二、參會嘉賓名單(姓名及職務(wù))
三、會議日程安排(時間、地點、)
四、旅游安排(集合時間、地點,負(fù)責(zé)人,備用品,目的地,餐飲)
五、會議須知(所需證件、會議要求、注意事項)

注意事項
統(tǒng)計參會人員表格:姓名、電話
簽到表:姓名、電話、性別、資料領(lǐng)取、簽字、備注
到達(dá)時刻表:姓名、電話、路徑、班次、時間
房間安排:姓名、電話、性別、時間

訂票:姓名、電話、身份證、人數(shù)


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